关于印发《桂林理工大学科学技术研究
档案管理办法》的通知
校属各单位、各部门：
现将《桂林理工大学科学技术研究档案管理办法》印发给你们，请认真组织学习，贯彻执行。
桂林理工大学
2021年8月25日
桂林理工大学科学技术研究档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，充分发挥科研档案在学校发展和经济社会发展中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科学技术部第15号令）的有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所指的科研档案是指学校在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、电子文件和声像等不同形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。
第三条 科研档案是科技成果的真实记录，是实现科技成果转化及其产业化的重要载体，学校任何部门或个人在职务活动中形成的各类科研档案，其归属权属于学校，必须由学校档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得以任何理由将应归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。
第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，学校应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，即：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步。
第二章 科研档案管理机构及其职责
第五条 学校档案管理部门、科技处、各学院共同构成学校科研档案工作系统，互相配合完成学校科研档案工作任务。
第六条 学校档案管理部门是学校档案工作的归口管理部门，负责指导、督促科技处、学院做好科研档案的形成、积累与立卷归档工作。
科技处作为学校科研工作的归口管理部门，应督促各课题组按规定将应归档的材料及时归档，并负责科研管理性文件材料和部分科研课题材料的收集、积累与归档工作。
各学院负责督促、检查本单位课题负责人做好科研全过程中档案的形成、积累与归档工作。课题负责人是科研档案管理的第一直接责任人，要确保每一项科研活动归档文件材料完整、准确、系统、安全和有效。
第三章 科研档案归档范围
第七条 确定归档范围的原则：
（一）归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研实践活动的全过程，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合科研管理和科研实践活动的成套性特点。
（三）分工合作完成的研究课题，由主持单位归档保存一套完整档案。参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件送交牵头承担单位。如确系涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向牵头承担单位送交副本或复制件，且有书面约定的，参加单位应当将本单位形成的科研档案目录送交牵头承担单位。
第八条 科研档案的归档范围（详细内容见附件3）：
（一）科研综合管理性文件材料：科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、申报科学基金及有关批复、年度统计报表、学术委员会相关材料、重要学术活动材料、重大科研合同、协议及其它有保存价值的材料。
（二）立项论证阶段：项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。
（三）研究实施及过程管理阶段：各种载体的重要原始记录和整理记录、综合分析报告；设计文件、工艺文件；研制的样品、标本等实物及其目录；中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结；项目调整、变更文件材料；撤销项目已形成的文件材料；专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料；建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。
（四）结题验收及绩效评价、成果管理阶段：验收申请书、验收承诺书；工作总结报告、技术报告、项目经费决算等财务情况文件材料；验收文件材料；绩效评价材料、研究成果文件材料；专利材料；成果应用、获奖、宣传推广文件材料等。
第九条 取得负结果或因故中断的省部级及以上级别的项目的科研文件材料也应归档。
第四章 科研档案归档要求
第十条 坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。课题组负责人对所承担的课题研究所形成资料的收集、整理负责。科技处、学院对所承担科研课题管理工作范围内形成的档案材料的收集、整理负责。
第十一条 科研档案的载体质量要求：
（一）归档的科研档案材料必须是原件（定稿）。如果确无原件归档，应附情况说明。
（二）归档范围内的文件材料的载体和记录材料应符合耐久性要求，不能使用热敏纸，不能使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、易褪色的材料等书写文件，电子文件载体（磁盘或光盘）使用优质产品。
（三）归档范围内的纸质文件材料应统一使用标准尺寸的纸张（图纸除外）。
（四）底图以“张”为单位单独存放。
（五）图纸按A4规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
（六）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应附在文字材料之后，共同组成保管单元。
（七）磁盘、光盘、录像带、录音带等要注释时间、地点、人物、事件等。
第十二条 科研档案的归档时间要求：次年4月底以前。
第十三条 科研档案的归档移交要求：
（一）各课题组按科研管理文件材料组卷要求整理好本课题组的科研文件材料，填写科研课题文件材料建档登记表（见附件1），经课题负责人签字，各学院审核后及时向学校科技处移交，科技处专（兼）职档案员将课题组移交的科研文件材料与科研管理性文件材料汇总整理成卷，并将当年度所有结题课题项目的申报书、结题申请书等电子文件刻盘，于次年4月底前统一向学校档案管理部门移交。
（二）科技处向学校档案管理部门移交科研档案时，要填写科研档案归档材料移交清单（一式两份，见附件2），双方各执一份存查。移交档案时，交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求的档案，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
第五章 科研档案管理与利用
第十四条 科研档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理。
第十五条 科研档案的鉴定与销毁。由学校档案管理部门牵头，科技处和学校档案管理部门组成科研档案鉴定工作小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经校领导批准后进行销毁。
第十六条 归档文件材料的补充：
（一）科技处和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向学校档案管理部门归档；
（二）学校档案管理部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
第十七条 在科研档案的利用中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用方面的管理规定。
第十八条 凡利用馆藏档案者，均应按学校档案管理部门规定办理利用手续。科技处、学院、课题组可查阅自身移交的档案。其他单位或个人查阅科研档案应当按照《桂林理工大学档案查（借）阅管理规定》（桂理工办﹝2019﹞2号）的要求办理查（借）阅手续。
第六章 附 则
第十九条 本办法由学校档案管理部门会同科技处负责解释。本办法自发布之日起施行。
附件：1. 桂林理工大学科研课题文件材料建档登记表
2. 桂林理工大学科研档案材料移交清单
3. 桂林理工大学科研课题材料归档范围表
附件1
桂林理工大学科研课题文件材料建档登记表
课题名称 |
|
课题来源 |
|
起止时间 |
|
完成单位 |
|
课题负责人 |
|
建档负责人 |
|
归档日期 |
|
归 档 材 料 |
1立项论证阶段 |
1.1 |
项目指南、可行性研究报告、申报书及相关证明 |
£ |
1.2 |
立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料 |
£ |
1.3 |
立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等 |
£ |
1.4 |
项目经费预算文件材料 |
£ |
2研究实施及过程管理阶段 |
2.1 |
研究计划、组织实施工作方案 |
£ |
2.2 |
实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及综合分析报告 |
£ |
2.3 |
观察、探测、观察记录、野外调查、考察记录和整理记录及综合分析报告 |
£ |
2.4 |
设计文件、图样 |
£ |
2.5 |
集成电路布图、工艺文件 |
£ |
2.6 |
计算文件 |
£ |
2.7 |
数据处理文件 |
£ |
2.8 |
科学数据 |
£ |
2.9 |
研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等 |
£ |
2.10 |
中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等 |
£ |
2.11 |
项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料 |
£ |
2.12 |
撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料 |
£ |
2.13 |
专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料 |
£ |
2.14 |
建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等 |
£ |
|
归 档 材 料 |
3结题验收及绩效评价、成果管理阶段 |
3.1 |
验收申请书、验收承诺书 |
£ |
3.2 |
工作总结报告、技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料 |
£ |
3.3 |
验收通知，验收评审文件材料 |
£ |
3.4 |
验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等 |
£ |
3.5 |
验收结论书、结题书面通知等 |
£ |
3.6 |
绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料 |
£ |
3.7 |
研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料 |
£ |
3.8 |
自评价报告，科技报告 |
£ |
3.9 |
专利、软件及其他知识产权文件材料 |
£ |
3.10 |
产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖文件材料 |
£ |
3.11 |
产业化报告、证书、出版物等成果宣传推广文件材料 |
£ |
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课题组意见 |
移交人： 课题负责人： 年 月 日 年 月 日 |
所在学院意见 |
年 月 日 |
科技处意见 |
年 月 日 |
备注 |
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