关于印发《桂林理工大学财会档案
管理办法》的通知
校属各单位、各部门：
现将《桂林理工大学财会档案管理办法》印发给你们，请认真组织学习，贯彻执行。
桂林理工大学
2021年8月25日
桂林理工大学财会档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强财会档案管理，不断提高财会档案质量，更好地为学校教学、科研、管理等工作服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及《会计档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、财务报告等材料，均属财会档案。财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校档案的重要组成部分。
第二章 财会档案管理职责
第三条 学校档案管理部门和财务处共同归口管理财会档案工作。
学校档案管理部门负责财会档案工作的总体指导、监督和检查，以及已存入学校档案管理部门财会档案的管理工作。
财务处负责校本级未移交档案管理部门的财会档案的日常管理，包括财会档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、利用、移交工作，并对学校内部独立核算单位财会档案管理进行指导和监督。
第四条 财会档案管理部门要建立健全财会档案的内部控制制度，对财会档案工作实行监督和指导；采取可靠的安全防护技术和措施，保证财会档案的真实、完整、可用、安全；积极利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段，推进财会档案管理信息化建设。
第五条 校内独立核算单位要指定专人负责财会档案管理工作。校内独立核算单位负责人对本单位财会档案管理工作负有领导责任，会计主管对本单位财会档案管理工作负有直接责任。
第三章 财会档案归档范围
第六条 学校的财会档案分为五类：会计综合类、会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资类。
（一）会计综合类包括上级和本校有关财务会计工作的文件材料，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。
（二）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。
（三）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助账簿、银行存款余额调节表，银行对账单等。
（四）财务报告类包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告、附表以及财务情况文字说明、年度预决算报表等。
（五）工资类包括工资名册、工资转移、证明、通知存根。
财会档案归档范围和保管期限表见附件。
第七条 单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备生成和传输。
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第八条 单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且满足本办法第七条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第九条 财会档案的保管期限。财会档案的保管期限分为定期、永久两类。定期保管期限分为10年、30年（详见附件）。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
第四章 财会档案的管理
第十条 财会档案日常管理工作内容包括：财会档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、移交、利用、鉴定和销毁等。
第十一条 财务处、校内独立核算单位的财会人员是财会档案的立卷人，应对本单位财会档案及时进行整理、装订、立卷和归档保管。
（一）当年形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料，由财务处、校内独立核算单位相关科室按规定归类、整理、装订成册、存放、保管。
（二）财会档案在形成单位存放满一年后，于移交当年4月底前移交至学校档案管理部门，其中当年形成的综合类材料在次年4月底前移交至学校档案管理部门。
第十二条 财会档案移交要求：
（一）移交财会档案时，财务处、内部独立核算单位财会档案保管人员按规定编制财会档案移交清册，列明应当移交的财会档案名称、册数、起止时间等内容。
（二）交接财会档案时，财务处或内部独立核算单位、学校档案管理部门双方按照财会档案移交清册所列内容逐项移交，移交完毕后，移交双方经办人应当在财会档案移交清册上签名。
（三）纸质财会档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案应当与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。学校档案管理部门应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第五章 财会档案的利用
第十三条 各单位要严格按照规定利用财会档案，校内各单位或个人查阅财会档案应当按照《桂林理工大学档案查（借）阅管理规定》的要求办理查阅手续。
第十四条 财会档案原则上不得借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照《桂林理工大学档案查（借）阅管理规定》的要求办理借阅手续。
第十五条 财会档案原则上不对外单位开放。确需工作需要的，外单位人员应持单位介绍信和本人有效身份证件，经财务处（内部独立核算单位）分管领导同意，学校档案管理部门分管领导审批后方可查阅或复制。
第十六条 财会档案的查阅要履行登记手续。查阅人应认真填写财会档案查阅登记簿，逐项登记查阅人姓名、查阅日期、查阅事由、查阅内容、数量以及归还日期等。
第十七条 严禁篡改和损坏财会档案。查阅人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，不得涂改抽换、携带外出，未经批准不得复制原件。经批准复制原件的，应详细登记复制记录。
第六章 财会档案鉴定销毁
第十八条 保管期满的财会档案，应按照以下程序销毁：
（一）保存在学校档案管理部门的财会档案保管期满需要销毁时，由学校档案管理部门提出销毁意见，会同财务处、审计处共同鉴定、审查，上报学校领导审批。保存在二级会计单位的财会档案保管期满后需要销毁时，由二级会计单位向其主管部门提出销毁意见，再由学校财务处、档案管理部门、审计处共同鉴定、审查，经审查批准后方可进行销毁处理。
（二）销毁财会档案前，财会档案保管部门应编制财会档案销毁清册和财会档案销毁审批报告，列明销毁财会档案的名称、卷册、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。财会档案销毁清册应归档永久保存。
（三）销毁财会档案时，由财务处、档案管理部门、审计处共同派员监销。监销人在销毁财会档案前，应当按照财会档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财会档案。销毁后，应当在财会档案销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并签字盖章。
（四）财会档案按上述程序销毁后，销毁人、监销人要在财会档案销毁清册上签名或盖章。
（五）电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理部门、财务处和网络信息中心共同派员监销。
第十九条 销毁财会档案时，对其中保管期满但未结清的债权、债务原始凭证及涉及其他未了事项的原始凭证、未完成建设项目的会计材料，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财会档案，应当在财会档案销毁清册和财会档案保管清册中同时列明。
第七章 附 则
第二十条 本办法自发布之日起施行，由学校档案管理部门和财务处负责解释。
附件
财会档案归档范围和保管期限表
类别 |
序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
综合类 |
1 |
上级有关财务会计工作的指示、规定、条例、通知等及本校执行情况 |
30年或 永久 |
|
2 |
本校财务计划、总结、请示、批复、管理制度等文件 |
30年或 永久 |
|
3 |
学校基金管理工作文件 |
10年 |
|
4 |
有关财务管理方面的其他文件材料 |
10年 |
|
5 |
财会档案移交清册 |
30年 |
|
6 |
财会档案保管清册 |
永久 |
|
7 |
财会档案销毁清册 |
永久 |
|
8 |
财会档案鉴定意见书 |
永久 |
|
会计 凭证类 |
1 |
原始凭证 |
30年 |
|
2 |
记账凭证 |
30年 |
|
会计 账簿类 |
1 |
总账 |
30年 |
|
2 |
明细账 |
30年 |
|
3 |
日记账 |
30年 |
|
4 |
其他辅助账簿 |
30年 |
|
5 |
固定资产卡片 |
|
固定资产报废清理后保管5年 |
6 |
银行对账单、银行存款余额调节表 |
10年 |
|
财务会计报告 |
1 |
年度决算报表 |
永久 |
|
2 |
年度预算报表 |
10年 |
|
3 |
年度财务会计报告 |
30年 |
|
4 |
月度、季度、半年度财务会计报告 |
10年 |
|
工资类 |
1 |
工资名册 |
永久 |
|
2 |
工资转移、证明、通知存根 |
30年 |
|
3 |
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等 |
10年 |
|