关于印发《桂林理工大学仪器设备档案管理办法》的通知

关于印发《桂林理工大学

仪器设备档案管理办法》的通知

校属各单位、各部门：

现将《桂林理工大学仪器设备档案管理办法》印发给你们，请认真组织学习，贯彻执行。

                      桂林理工大学

                                                     2021年11月8日

桂林理工大学仪器设备档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强学校仪器设备档案的管理，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，充分发挥仪器设备档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校仪器设备档案工作规范》和《桂林理工大学档案管理办法》等有关规定，结合学校实际情况，特制定本管理办法。

第二条 本办法所称的仪器设备档案是指作为学校固定资产的设备、仪器，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体以及随机资料。

第三条 仪器设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，实行集中统一管理。

第四条 仪器设备档案工作纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。

第二章 仪器设备档案归档范围

第五条 根据国家有关规定并结合学校仪器设备管理的实际情况，单价在50万元以上的仪器设备均需建立档案。

第六条 仪器设备档案归档的主要内容包括：综合管理文件、项目审批和执行阶段的管理性文件以及具体设备在申购、验收、安装、调试运行等环节形成的各种载体的文件材料（详见附件）。

第七条 仪器设备档案归档的重点是仪器设备在各个环节形成的各种载体的文件材料，包括设备采购文件、随机技术文件、使用资料等。

设备采购文件包括：请购报告，可行性论证及评审文件，主管部门和主管校领导批示及有关部门的批复文件，中标设备的招投评标文件，采购合同，与厂商洽谈记录，备忘录及与购置设备有关的来往信件等。

随机技术文件包括：合格证，使用说明书，装箱单，附件及备件清单，进口设备的证书，安装调试、培训、测试、验收记录，随机带来的所有技术文件、图纸等。

使用资料包括：设备验收报告，索赔资料，精密仪器设备技术档案，检修记录，使用记录，故障报告，重大事故的调查分析处理意见，在日常使用维护中产生的图纸和文件材料等。

第三章 仪器设备档案形成和归档

第八条 学校档案管理部门、资产管理部门和各级设备使用单位共同构成仪器设备档案工作系统，互相配合完成仪器设备档案管理工作。

各级设备使用单位负责及时收集、整理设备的技术性文件，对设备的使用、维修、改造应留有记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

资产管理部门应建立健全有关仪器设备管理制度，确保仪器设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中，负责收集、汇总仪器设备从申购到验收完毕、安装、调试运行过程中的全部管理性文件。

学校档案管理部门负责指导、监督、检查、协助资产管理部门及设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和预立卷工作，负责仪器设备档案的接收、归档、保管、鉴定、统计和利用。

第九条 仪器设备档案建档工作应与设备投资项目建设进程同步，从设备项目规划开始时建档。

第十条 各级设备使用单位是仪器设备的保管单位，开箱验收后，要及时将合格证、使用说明书等技术文件原件移交学校资产管理部门（设备使用单位留存复印件），在仪器设备使用中产生的使用、检修、故障事故记录等也应以年度为单位移交学校资产管理部门。

第十一条 学校资产管理部门是仪器设备档案的立卷单位，应明确仪器设备档案分管领导，配备专（兼）职档案员，指定专人负责收集、整理、汇总项目执行过程中形成的文件材料，待设备验收完成后整理组卷于次年4月底前集中移交至学校档案管理部门。

第十二条 移交仪器设备档案时，资产管理部门档案员应提供学校年度新采购50万元以上仪器设备清单和年度仪器设备档案归档移交清单，一式二份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。

第四章 仪器设备档案归档要求

第十三条 仪器设备归档文件一般应为原件。

第十四条 归档的文件材料必须真实准确、全面系统反映仪器设备项目建设和购置使用的全过程。为便于保管和利用，仪器设备文件材料应按其自然形成顺序和有机联系排列。

第十五条 归档的仪器设备文件材料应字迹工整，图样清晰。禁止使用易褪色的书写材料和纸张书写、绘制。

第五章 仪器设备档案管理和利用

第十六条 学校档案管理部门对已接收的仪器设备档案进行整理、编目、建账，编制检索工具，妥善保管。仪器设备档案应排列有序，便于查找和利用。

第十七条 存放仪器设备档案的库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第十八条 学校档案管理部门应统一保管仪器设备电子档案。随机光(U)盘，不能与纸介质档案同卷混放，应按保管要求单独存放。

第十九条 查阅仪器设备档案需按规定办理查阅手续。仪器设备档案主要提供本校人员利用，若校外人员查阅仪器设备档案，须经资产管理部门领导、校办分管领导和档案分管校领导审批。

第二十条 仪器设备档案原则上不外借。如需借出，须经资产管理部门领导、校办分管领导和档案分管校领导批准，并按规定时间归还。造成仪器设备档案丢失者，将追究当事人责任。

第二十一条 严禁篡改和损坏仪器设备档案。查阅人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，不得涂改抽换、携带外出，未经批准不得复制原件。

第二十二条 对超过保管期限的仪器设备档案，应按规定进行鉴定销毁。由学校档案管理部门组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，对已失去保存价值的档案资料提出销毁意见，经分管档案工作校领导批准后，登记造册进行销毁。

第二十三条 对已归档的仪器设备档案，确实有错误需要更改时，必须提交档案更改申请，经资产管理部门领导、校办分管领导和档案分管校领导同意后方可更改。未经批准，严禁更改已归档的任何仪器设备档案材料。

第六章 附 则

第二十四条 本办法自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

附件

仪器设备档案归档范围和保管期限表

综 合

仪器设备项目