关于印发《桂林理工大学基本建设档案管理办法》的通知

关于印发《桂林理工大学

基本建设档案管理办法》的通知

 

校属各单位、各部门：

现将《桂林理工大学基本建设档案管理办法》印发给你们，请认真组织学习，结合实际贯彻执行。

 

                                桂林理工大学

                                2021年11月8日

 

 

桂林理工大学基本建设档案管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为加强学校基本建设档案（以下简称基建档案）工作，提高基建档案的质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）和《广西壮族自治区重大建设项目档案管理办法》（桂档发﹝2015﹞18号）等法律、法规，结合学校具体情况，特制定本办法。

第二条  基建档案是在基本建设管理和基本建设工程项目（包括新建、改建、扩建及维修与装饰等）活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。

第三条  学校基建档案按集中统一分级管理的原则。桂林市城建档案馆和学校档案管理部门是永久保存的基地。基建后勤处业务工作受桂林市城建档案馆和学校档案管理部门的指导、监督和检查，负责向桂林市城建档案馆和学校档案管理部门移交档案，确保档案材料完整、准确、系统和有效利用。

第四条  基建档案要纳入基本建设工作计划、管理制度和基建管理人员的职责范围中，实现基建档案建档工作与基本建设项目建设同步管理。基建档案建档工作要与基建工程项目立项同步进行；基建工程项目文件材料的形成、积累、整编和审定工作要与基建工程项目建设同步进行；基建工程项目归档要与基建工程项目竣工验收同步进行。

第五条  基建后勤处是学校重大建设项目管理部门，应当把重大项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理。基建后勤处要指定专人负责重大项目建设过程中的项目档案工作，按照《广西壮族自治区重大建设项目档案管理办法》（桂档发﹝2015﹞18号）的要求，切实做好重大建设项目的档案收集、整理、归档和移交工作。

第二章  基建档案归档范围

第六条  凡是学校的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程，在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的，对学校和社会有参考价值和凭证作用的文件材料，均属归档范围。

第七条  基建档案归档的主要内容有：综合管理文件、工程准备阶段文件、工程管理文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等，具体归档范围和保管期限详见附件。

第三章  基建档案形成和归档

第八条  学校基建档案实行基建部门形成预立卷制度。学校基建后勤处应配备基建档案资料室，要有一位负责人分管基建档案工作，并配备专人负责基建文件材料的形成、积累、归档等基建档案工作。

第九条  基建后勤处的基建档案员和工程项目负责人应按照归档范围，从接到项目开始便做好项目档案建档工作，并在平时做好基建文件材料的收集、整理工作。学校档案管理部门负责基建档案管理的档案员要从基建项目开工开始做好基建档案的指导工作，根据基建项目工程进度定期到基建处了解基建项目档案管理情况，督促基建处档案员做好基建文件材料的收集积累工作。

第十条  基建后勤处在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应设立专门条款，明确其提交相应归档文件材料的责任，并对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。对未能按照要求提供准确完整的归档文件材料的，应该在合同中约定相应的处罚条款。

第十一条  基建工程项目实行总承包的，基建后勤处应要求各总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向基建后勤处移交；基建工程项目由几个单位承包的，各承包单位做好收集、整理预立卷其承包项目的工程文件工作，交由基建后勤处汇总、整理。

第十二条  档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。基建项目竣工验收必须有学校档案管理部门和基建处基建档案管理员参加，档案验收不合格的，不得通过基建项目竣工验收。

第十三条  基建档案应当按时移交归档。基建工程项目档案应在竣工验收三个月内，按照基建工程项目归档范围（见附件）向学校档案管理部门移交归档，具体归档材料可参照但不限于桂林市城建档案馆竣工档案清单材料。移交时，基建后勤处应提供基建档案归档移交清单，一式二份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。双方应对移交归档的文件材料进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。

第十四条  基建工程项目档案管理过程中产生的电子档案也应一并移交学校档案管理部门归档。

第十五条  基建工程项目归档后，在改扩建、维修中所产生的基建文件材料，基建后勤处应随时整理，及时向学校档案管理部门补充归档。

第四章  基建档案归档要求

第十六条  归档的基建文件材料,必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。

第十七条  基建档案归档文件一般应为原件。

第十八条  凡需归档的基建文件材料格式应统一，纸质优良，字迹工整，耐久保存，图像清晰，签字盖章手续完备。

第十九条  文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。

第二十条  归档的竣工图应依据国家对编制竣工图的要求，完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时，竣工图的电子版也应一并归档。

第二十一条  为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单或重新出图。

第五章  基建档案管理与利用

第二十二条  竣工验收后的基建档案由学校档案管理部门集中统一管理。学校档案管理部门负责对基建后勤处移交的基建档案进行分类、编目，装盒入库，妥善保管。

第二十三条  存放基建档案的库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第二十四条  查阅基建档案需按规定办理查阅手续。基建档案主要提供本校人员利用，若校外人员需查阅基建档案，须经基建后勤处领导、校办分管领导和档案分管校领导审批。

第二十五条  基建档案原则上不外借。如需借出，须经基建后勤处领导、校办分管领导和档案分管校领导批准后方可借出，并按规定时间归还。造成基建档案丢失者，将追究当事人责任。

第二十六条  对建筑物已不存在的基建档案，应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的基建档案，经相关业务部门审查，报主管校领导批准，登记造册后方可销毁。

第二十七条  对已归档的基建档案，确实有错误需要更改时，必须提交档案更改申请，经基建后勤处领导、校办分管领导和档案分管校领导同意后方可更改。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

第六章  附  则

第二十八条  本办法适用于学校各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目（含修缮和改造工程）的档案管理。

第二十九条  本管理办法自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

 

 

 

 

附件

基建档案材料归档范围和保管期限表

 

一、基建综合

 

二、基建工程项目

（一）工程准备阶段文件

（二）工程管理文件

序号	类 目 名   称	保管期限
1	项目建设管理组织机构成立、调整文件	永久
2	项目管理人员任免文件	永久
3	项目各项管理的管理制度、业务规范、工作程序，质保体系文件	永久
4	投资、质量、进度、安全、环保等计划、实施和调整、总结，重大设计变更申请、审核及批复文件	永久
5	贷款融资、工程概算、预算、差价管理、标底、合同价、竣工结算、竣工决算文件，审计文件	永久
6	合同中间结算审核及批准文件，财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资报告	30年
7	交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册	永久
8	质量、安全、环保、文明施工等专项检查考核文件、履约评价文件，质量监督、安全监督文件	30年
9	重要领导视察、重要活动及宣传报道材料	永久
10	项目管理重要会议文件、年度工作总结	永久
11	监管部门制发的重要工作依据性文件，涉及法律事务文件	永久
12	组织法律法规、标准规范、制度程序宣贯培训文件，信息化工作文件	10年
13	通知、通报等日常管理性文件，一般性来往函件	30年
14	获得奖项、荣誉，先进人物等材料	永久

（三）工程施工文件

序号	类 目 名   称	保管期限
1	建筑施工文件
	（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术(安全)交底、图纸会审文件	永久
	（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件	永久
	（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账	30年
	（4）见证取样记录、砂浆、混凝土试验记录及报告，钢筋连接接头试验报告，工艺试验方案、试验成果报告，锚杆检测报告、地基承载力检测记录及报告、压实度检测记录及报告，桩身及桩基检测报告，防水渗漏试验检查记录，节能保温测试记录、室内环境检测等技术试验检测记录和报告，成品及半成品试验检验台账等。	永久
	（5）设计变更通知、变更洽商单、材料代用核定审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账	永久
	（6）交桩记录，施工定位、测量放线记录及报审文件	永久
	（7）施工勘察报告、岩土试验报告、地基验槽记录、工程地基处理记录等	永久
	（8）各类工程记录及测试、监测记录、报告	永久
	（9）质量检查、评定文件，事故处理报告、缺陷处理记录及台账	30年
	（10）隐蔽工程检查验收记录、交工验收记录、验收评定、验收评定台账	永久
	（11）施工日志、月报、年报，大事记	永久
	（12）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单	永久
2	设备及管线安装施工文件
	（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审文件	永久
	（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件	永久
	（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账	30年
	（4）设计变更通知、变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账	永久
	（5）焊接工艺评定报告，焊接试验记录、报告，施工检验记录、报告，探伤检测、测试记录、报告，管道单线图（管段图）	永久
	（6）强度、密闭性等试验检测记录、报告，联动试车方案、记录、报告	30年
	（7）隐蔽工程检查验收记录、交工验收记录、验收评定、验收评定台账	永久
	（8）管线标高、位置、坡度测量记录	永久
	（9）管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录	30年
	（10）安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告、缺陷处理记录及台账	永久
	（11）施工日志、月报、年报,大事记	30年
	（12）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单	永久
3	电气、仪表安装施工文件
	（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术(安全)交底、图纸会审文件	永久
	（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件	永久
	（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账	30年
	（4）设计变更通知、变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账	永久
	（5）绝缘、接地电阻等性能测试、校核	30年
	（6）材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、电气试验检验台账	永久
	（7）系统调试方案、记录、报告，电气装置交接记录	30年
	（8）交工验收记录、质量评定、验收评定台账、事故处理报告、缺陷处理记录及台账	永久
	（9）施工日志、月报、年报,大事记	30年
	（10）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单	永久
4	所有竣工图及编制说明	永久
5	施工音像材料	永久

（四）工程监理文件

（五）竣工验收文件