关于印发《桂林理工大学档案归档范围和保管期限表》的通知

1

上级有关学校党群、行政工作的文件

（如文件是针对本校的，则永久保存）

30年

次年4月底之前

2

学校发文及向上级的请示报告等

永久/30年

3

学校党委全委会、党委常委会、校长办公会会议记录、纪要、决议及会议讨论的成套文件  

永久

4

以学校党委、行政名义召开的重要工作会议材料（如年度工作会议、战略研讨会、全面从严治党等会议）：日程安排、议程、会议记录、发言稿、领导讲话稿、工作人员名单、工作证、代表证等

永久

5

上级调研、检查学校工作形成的文件材料

永久

6

学校负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

7

学校党委、行政工作计划、总结、报告（包括调查报告）  

永久

8

各单位、各部门年度工作计划和总结

10年

9

桂林理工大学年鉴

永久

10

学校群众信访文件、各单位（部门）重要的请示报告

30年

11

学校各单位、各部门签订的重大合同、协议书

永久/30年

12

学校各单位、各部门报废的印章

永久

13

学校与外单位签订的合作协议

永久/30年

14

教育发展基金工作重要材料

30年

15

校友会工作材料

（1）重要的（学校校友联谊会理事会成员名单、校友会刊物等）

永久

（2）一般的（校友通讯录、各地区校友会分会材料、校友纪念品、校友赠送的具有保存意义的校史材料、音像制品、实物等）

30年

16

校庆工作材料

（1）校庆活动计划、总结、领导讲话、各级领导和知名人士的签到册、题词、贺信、贺电、校庆工作形成的各种纪念册等有关材料

永久

（2）重要人物的讲话稿、活动照片

永久

（3）校庆一般文件材料

30年

17

疫情防控相关的重要材料

30年

18

学校各单位、各部门举办（承办）的国际和全国性重大会议、活动材料（除科技活动外）：日程安排、议程、会议记录、发言稿、领导讲话稿、照片和录音录像（刻录光盘）、工作人员名单、工作证、代表证等

30年

19

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

20

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等，刻录光盘移交）

30年

21

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于纪检监察工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校纪委、监察、巡察工作重要统计报表

永久

4

学校纪委、监察、巡察工作会议记录、纪要、决定

30年

5

党员处分、复查材料

30年

6

重要群众来信来访及处理意见

30年

7

纪检案件材料

30年

8

上级巡视工作重要材料

永久

9

纪委、监察、巡察工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

10

党风、党纪等调查研究形成的文件材料（典型的、重要的）

30年

11

纪检简报、巡视简报

30年

12

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

13

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

14

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于组织工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校党内重大统计报表

永久

4

本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、日程安排、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等；

永久

（2）提案及办理情况；会议情况；小组会议记录；会议照片等

30年

（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样

10年

5

副处级以上干部名册

永久

6

副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等   （包括上级批准的，要附任免呈报表）

永久

7

副处级以上干部挂职材料

30年

8

全校党员名册

30年

9

发展新党员、预备党员转正名册或取消资格、党员退党的文件材料

30年

10

获省部级以上党组织奖励文件材料，包括申报材料、先进事迹、先进集体或个人登记表、审批表、证书复印件、表彰通知决定

30年

11

机关党委召开的重要会议和党建工作材料

30年

12

党校工作重要材料

30年

13

脱贫攻坚（乡村振兴）重要文件材料

30年

14

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

15

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

16

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于宣传工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

党委中心组会议记录、学习资料

30年

4

宣传工作中形成的典型事迹、先进人物等材料

30年

5

教职工政治思想工作动态及调查材料

30年

6

宣传工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

7

校报年度合订本、各类出版物

永久

8

声像档案材料

（1）学校重大活动的照片、录音、录像

永久

（2）学校教学、科研和管理等各类专题片（含胶片、DVD、VCD等）

30年

9

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于统战工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校统战工作重要会议记录、情况调查、典型材料、重要统计报表

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名单（册）  

永久

5

各民主党派成员和负责人名册

30年

6

统战工作重要会议记录、大事记

30年

7

统战工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

8

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

9

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

10

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于教师思想政治工作、人事工作和人才工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

人事、工资等各类重要统计报表

永久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

6

教职工名册

永久

7

教职工的录用招聘、调入的有关材料

30年

8

教职工调出的有关材料

30年

9

职工辞职、退职、离职、出国终止合同材料

30年

10

教职工公派出国进修材料（协议书等）

30年

11

教职工因私出国（境）的有关材料

30年

12

年度教师进修情况汇总表

30年

13

教职工援外和支援边远地区材料

30年

14

人才引进、交流、申报、批复来校工作协议（劳动合同）

30年

15

聘请名誉教授、客座教授、兼职教授等文件材料

永久

16

本校享受政府特殊津贴人员名单及有关审批材料

30年

17

晋升职务、职称调资人员汇总表

30年

18

教职工工资调整材料

30年

19

教职工伤、残、死亡抚恤的处理情况及名单

30年

20

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

30年

21

职称评审相关材料

30年

22

博士后进出站有关审批材料

30年

23

人事、人才工作获省部级以上奖励、人才项目（计划）材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

24

与有关单位签订的重大合同、协议书（由校办统一归档）

永久/30年

25

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

26

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

27

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

28

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于学生工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

学生思想政治教育工作典型调查材料和重要统计报表

永久

4

学生意外事件处理材料

30年

5

学生手册

30年

6

学生工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

7

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）  

30年

8

声像档案材料

（1）毕业典礼照片、录音、录像

30年

（2）本校重大学生活动的照片、录音、录像

30年

9

实物档案材料

（1）毕业生纪念品

30年

（2）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（3）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于团工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校团代会文件（请示、批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）

永久

4

本校学代会文件（请示、批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

永久

5

团委、学生会工作典型调查材料

30年

6

团工作的各类重要统计报表

永久

7

处分团员的材料及复查材料

30年

8

典型学生刊物

30年

9

团委工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

10

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

11

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

12

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

13

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于研究生、学位工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

研究生、学位工作的各类重要统计报表

永久

4

博士、硕士研究生录取名册

永久

5

学位委员会会议记录、纪要

30年

6

学位委员会授予博士学位、硕士学位清册

永久

7

研究生学籍变更材料年度总表（休学、退学、复学、转学、开除等）  

30年

8

研究生毕业生就业方案

永久

9

学位点评估重要材料

30年

10

与有关单位签订的重大合同、协议书（由校办统一归档）

永久/30年

11

研究生意外事件处理材料

30年

12

博士、硕士研究生指导教师名册

30年

13

本校研代会文件（请示、批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）

永久

14

研究生、学位工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

15

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

16

博士、硕士研究生毕业学位材料

每年6月底/12月底

（1）成绩单

永久

（2）录取登记表

（3）学籍卡

（4）论文评阅书

（5）学位申请书

（6）毕业生登记表

17

实物档案材料

次年4月底之前

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

18

声像档案材料

（1）全日制博士、硕士毕业生毕业证相片光盘（各毕业生照片以“姓名+身份证号”命名）

永久

（2）全日制博士、硕士毕业生合影

30年

（3）本单位（部门）重要活动照片、录音、录像

30年

19

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于发展规划、综合改革、学科、专业建设、教学评估等工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校教学检查、评估的典型重要材料

永久

4

本校有关学科及专业设置工作会议的纪要、决议

永久

5

高等教育基层统计报表

永久

6

本科教学质量报告

永久

7

年度新专业申报表

30年

8

各单位、各部门专项规划汇编

30年

9

各单位、各部门年度重点业务工作责任书汇编

10年

10

《桂工高教》年度汇编

30年

11

国家级教育教学成果奖申报材料、表彰决定、名单

30年

12

国家级教学改革工程项目和教育科学规划课题申报材料、名单

30年

13

其他获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

14

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

15

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

16

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

17

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于教学改革、学制及教学管理、本科教学实验室建设等工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

各种教学工作、本科教学实验室的重要统计报表

永久

4

本科学生毕业设计论文成绩

永久

5

毕业证书、学位证书遗失申请证明材料人员清单

30年

6

本科学生学籍卡片

永久

每年12月底前

7

本科学生成绩册

永久

8

本科学生学籍变更材料年度总表（休学、退学、复学、转学、开除等）  

30年

9

毕业生名册、结业生名册

永久

毕业两年后移交

10

国家级教育实习优秀教案

30年

次年4月底之前

11

我校自编、主编的教材或教学参考书、教学指导用书、实习指导书和习题集

30年

12

校历表

30年

13

教学工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

14

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

15

声像档案材料

（1）毕业生毕业证相片光盘（各毕业生照片以“姓名+身份证号”命名）

永久

（2）本校教学重要活动照片、录音、录像

30年

（3）省部级以上获奖多媒体教学软件

30年

16

实物档案材料

（1）学历、学位证书样本，结业证书样本

30年

（2）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（3）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

17

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于科研工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

科研工作的重要统计报表

永久

4

本校学术委员会会议纪要

30年

5

重大科研合同、协议（由校办统一归档）

30年

6

本校科研获奖项目汇编

30年

7

全校科技工作会议、重大科研学术会议或活动文件材料

（1）科技工作会议的会议记录或纪要、通知、议程、决定、主要报告和领导讲话稿等

30年

（2）科技大会的工作报告、领导讲话稿或中心发言稿、议程表、决议、会议纪要等

30年

（3）本校举办（承办）的国际和全国性科研学术会议或重要学术讲座等活动的报告、请示及批复、会议纪要、日程安排、参加人员名单、领导讲话、论文集、学术交流材料等（各单位、各部门上交到科技处统一移交）

30年

8

科研工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

9

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

11

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

本部门主编的有刊号的期刊各期样书

永久

次年4月底之前

2

本部门主编的有刊号的期刊各期的原稿

30年

3

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

30年

1 立项论证阶段

1.1

项目指南、可行性研究报告、申报书及相关证明

永久/30年

次年4月底之前

1.2

立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料

30年

1.3

立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等

永久

1.4

项目经费预算文件材料

30年

2 研究实施及过程管理阶段

2.1

研究计划、组织实施工作方案

永久

2.2

实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及综合分析报告

永久

2.3

观察、探测、观察记录、野外调查、考察记录和整理记录及综合分析报告

永久

2.4

设计文件、图样

永久

2.5

集成电路布图、工艺文件

永久

2.6

计算文件

永久

2.7

数据处理文件

永久

2.8

科学数据

永久

2.9

研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等

永久

2.10

中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等

永久

2.11

项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料

30年

2.12

撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料

30年

2.13

专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料

30年

2.14

建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等

永久

3

结

题

验

收

及

绩

效

评

价

、

成果管理阶段

3.1

验收申请书、验收承诺书

永久

3.2

工作总结报告、技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料

永久

3.3

验收通知，验收评审文件材料

30年

3.4

验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等

永久

3.5

验收结论书、结题书面通知等

永久

3.6

绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料

永久

3.7

研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料

永久

3.8

自评价报告，科技报告

永久

3.9

专利、软件及其他知识产权文件材料

永久

3.10

产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖文件材料

永久

3.11

产业化报告、证书、出版物等成果宣传推广文件材料

10年

1

上级和本校关于招生、就业工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

招生简章和招生计划

30年

4

招生、就业工作的各类重要统计报表

永久

5

新生录取名册

永久

6

毕业生就业方案

永久

7

招生、就业工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

8

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编、照片）

30年

9

本科毕业生登记表（各学院移交招就处审核后统一归档）

30年

每年12月底

10

实物档案材料

次年4月底之前

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

11

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

12

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于财务工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

财务工作的各类重要统计报表

永久

4

财会档案移交清册

30年

5

财会档案保管清册

永久

6

教育发展基金会重要材料

30年

7

会计凭证类

在财务处存放满一年后归档

（1）原始凭证

30年

（2）记账凭证

30年

8

会计账簿类

（1）总账

30年

（2）明细账

30年

（3）日记账

30年

（4）其他辅助账簿

30年

（6）银行对账单、银行存款余额调节表

10年

9

财务会计报告

（1）年度决算报表

永久

（2）年度预算报表

10年

（3）年度财务会计报告

30年

（4）月度、季度、半年度财务会计报告

10年

10

工资类

（1）工资名册

永久

（2）工资转移、证明、通知存根

30年

（3）各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等

10年

11

获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

12

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

13

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

14

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于审计工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

审计工作的各类重要统计报表

永久

次年6月底之前

4

对领导干部经济责任审计所形成的材料

30年

5

专项审计、调查形成的材料

30年

6

基建、财务等其他审计材料

30年

7

接受上级或外单位委托审计形成的报告及相关材料

30年

8

审计工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

9

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

11

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校有关资产管理工作的正式文件（由校办统一归档）

30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校仪器、设备年度购置计划、报告及经费分配方案

30年

4

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

30年

5

全校固定资产年度统计报表

永久

6

各类公有住房房屋产权证书

永久

7

学校有关房屋管理、调配使用、转移等的重要资料及权益纠纷处理的结果

30年

8

学校处理房产、历史遗留问题的有关材料

永久

9

捐赠我校的重要仪器设备的有关材料（函、清单、报告等）

30年

10

公有住宅出售的合同、协议

永久

11

与外单位签订的重大合同、协议（由校办统一归档）

永久/30年

12

资产管理工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

13

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

14

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

15

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）

30年

次年4月底之前

2

上级或主管领导批复和准购批示

30年

3

中标材料、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

30年

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

5

开箱记录及装箱单

30年

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30年

7

验收报告及文件材料

30年

8

索赔来往函件及结果文件

30年

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

1

上级和本校有关基建工作的正式文件（由校办统一归档）

30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校关于基建工作的年度统计报表

永久

4

国有土地使用证、宗地图

永久

5

全校性总体规划、设计总平面图

永久

6

全校综合性管线工程（地上、地下）分布图及有关材料

永久

7

全校综合性用地有关材料

永久

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等

（2）处理土地纠纷和历史遗留问题有关材料

8

基建工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

9

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

11

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

项目建设管理组织机构成立、调整文件

永久

2

项目管理人员任免文件

永久

3

项目各项管理的管理制度、业务规范、工作程序，质保体系文件

永久

4

投资、质量、进度、安全、环保等计划、实施和调整、总结，重大设计变更申请、审核及批复文件

永久

5

贷款融资、工程概算、预算、差价管理、标底、合同价、竣工结算、竣工决算文件，审计文件

永久

6

合同中间结算审核及批准文件，财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资报告

30年

7

交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册

永久

8

质量、安全、环保、文明施工等专项检查考核文件、履约评价文件，质量监督、安全监督文件

30年

9

重要领导视察、重要活动及宣传报道材料

永久

10

项目管理重要会议文件、年度工作总结

永久

11

监管部门制发的重要工作依据性文件，涉及法律事务文件

永久

12

组织法律法规、标准规范、制度程序宣贯培训文件，信息化工作文件

10年

13

通知、通报等日常管理性文件，一般性来往函件

30年

14

获得奖项、荣誉，先进人物等材料

永久

1

建筑施工文件

（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审文件

永久

（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件

永久

（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账

30年

（4）见证取样记录、砂浆、混凝土试验记录及报告，钢筋连接接头试验报告，工艺试验方案、试验成果报告，锚杆检测报告、地基承载力检测记录及报告、压实度检测记录及报告，桩身及桩基检测报告，防水渗漏试验检查记录，节能保温测试记录、室内环境检测等技术试验检测记录和报告，成品及半成品试验检验台账等。

永久

（5）设计变更通知、变更洽商单、材料代用核定审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账

永久

（6）交桩记录，施工定位、测量放线记录及报审文件

永久

（7）施工勘察报告、岩土试验报告、地基验槽记录、工程地基处理记录等

永久

（8）各类工程记录及测试、监测记录、报告

永久

（9）质量检查、评定文件，事故处理报告、缺陷处理记录及台账

30年

（10）隐蔽工程检查验收记录、交工验收记录、验收评定、验收评定台账

永久

（11）施工日志、月报、年报，大事记

永久

（12）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单

永久

2

设备及管线安装施工文件

（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审文件

永久

（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件

永久

（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账

30年

（4）设计变更通知、变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账

永久

（5）焊接工艺评定报告，焊接试验记录、报告，施工检验记录、报告，探伤检测、测试记录、报告，管道单线图（管段图）

永久

（6）强度、密闭性等试验检测记录、报告，联动试车方案、记录、报告

30年

（7）隐蔽工程检查验收记录、交工验收记录、验收评定、验收评定台账

永久

（8）管线标高、位置、坡度测量记录

永久

（9）管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

30年

（10）安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告、缺陷处理记录及台账

永久

（11）施工日志、月报、年报,大事记

30年

（12）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单

永久

3

电气、仪表安装施工文件

（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审文件

永久

（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件

永久

（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账

30年

（4）设计变更通知、变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账

永久

（5）绝缘、接地电阻等性能测试、校核

30年

（6）材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、电气试验检验台账

永久

（7）系统调试方案、记录、报告，电气装置交接记录

30年

（8）交工验收记录、质量评定、验收评定台账、事故处理报告、缺陷处理记录及台账

永久

（9）施工日志、月报、年报,大事记

30年

（10）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单

永久

4

所有竣工图及编制说明

永久

5

施工音像材料

永久

1

上级和本校关于武装、保卫、消防、人防、军训工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校武装、保卫等工作重要统计报表

永久

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

30年

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复

30年

6

本校要害部门的安全保卫、消防工作、重大事故的调查处理材料

30年

7

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

30年

8

年度征兵工作情况及入伍人员名单

30年

9

武装保卫工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

10

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

11

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

12

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

13

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于工会工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

教职工代表大会文件材料

（1）通知、会议日程、主席团名单、开幕闭幕词、领导讲话、工作报告、会议纪要、决议

永久

（2）候选人情况介绍、选举结果及上报批复、提案、讨论通过的文件

永久

（3）会议简报、大会发言、参考文件、提案及办理情况、小组会议记录、会议照片

30年

（4）工作人员名单、选票式样、会议证件

10年

4

工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、请示、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件材料）

永久

5

工会工作的重要统计报表

永久

6

处分工会会员的有关材料

30年

7

工会工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

8

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

9

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

11

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

12

工会财务年度报表、账簿、凭证

30年

在工会存放满一年后归档

1

上级和本校关于离退休工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校离退休工作重要统计报表

永久

4

离退休人员变动名册

30年

5

重要人员的死亡、追悼材料

30年

6

离退休工作中的特案处理结果材料

30年

7

关心下一代工作委员会重要工作材料

30年

8

离退处自办刊物

30年

9

离退休工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

10

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

11

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

12

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

13

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于后勤工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校后勤工作重要统计报表

永久

4

与外单位签订的重大合同、协议（由校办统一归档）

永久/30年

5

与后勤维修有关的图纸等重要材料

永久

6

车辆工作的重要材料（现有车辆的证件、统计、登记表等）

30年

7

后勤工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

8

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

9

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

10

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

11

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

12

后勤财务年度报表、账簿、凭证

30年

在后勤服务集团存放满一年后归档

1

上级和本校关于图书馆工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校图书资料统计年报表

永久

4

与外单位签订的重大合同、协议（由校办统一归档）

永久/30年

5

图书馆工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

6

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

7

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

8

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

9

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于网络信息安全工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

网络信息工作重要统计报表

永久

4

与外单位签订的重大合同、协议（由校办统一归档）

永久/30年

5

校园网络拓扑图

30年

6

网络信息安全工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

7

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

8

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

9

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

10

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于留学生、外事工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校留学生、外事工作重要统计报表

永久

4

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录

永久

5

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

6

出国（境）人员考察、访问材料

30年

7

上级对出国（境）人员的批复（批件）、备案表等

30年

8

外国党政官员、各界人士来校参观访问的重要文件材料

30年

9

出国进修、留学取得学位及参加国际比赛、竞赛获奖等各类证书（影印件）和照片

永久

10

本校举办和承办的重大外事工作会议、活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

11

外国留学生学籍材料（成绩单、学籍卡、学位论文等）

永久/30年

12

外专外教相关材料（求职材料、工作合同、护照和签证扫描件、工作许可证等）

30年

13

留学生、外事工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

14

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

15

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的其他具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

16

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于体育工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

本校体育工作重要统计报表

永久

4

与外单位签订的重大合同、协议（由校办统一归档）

永久/30年

5

学生运动会重要材料

30年

6

体育工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

7

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

8

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年

9

声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等）

30年

10

电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

30年

1

上级和本校关于医疗卫生工作的正式文件（由校办统一归档）  

永久/30年

次年4月底之前

2

本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档）

10年

3

医疗卫生工作重要统计报表

永久

4

与外单位签订的重大合同、协议（由校办统一归档）

永久/30年

5

医疗事故处理材料

30年

6

公共卫生突发事件应急处理材料

30年

7

传染病工作重要材料

30年

8

医疗卫生工作获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等）

30年

9

举办和承办的国际和全国性重大会议活动材料（大会议程、日程、发言稿、主持词等文件汇编和照片等）

30年

10

实物档案材料

（1）校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物

永久/30年

（2）获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

永久/30年